Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus, avustukset vuodelta 2022, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaoston käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta sekä hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1–4.)

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan merkittävimmistä tehtävistä, jota toteutetaan kolmessa (liikunta, kulttuuri ja nuoriso) palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset tilinpidon tarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan laadunvarmistamista ja yhtenäisten toimintatapojen kehittämistä. Tarkastukset toteutettiin yhdessä nyt viidettä kertaa kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan päätöksen (6.6.2023, § 76) mukaisesti. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta käsitteli avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidon tarkastuksen koskien vuotta 2022 kokouksessaan 11.6.2024, § 79. Yhteistä prosessia jatketaan myös vuonna 2025.

Liikuntajaoston, nuorisojaoston ja kulttuuri- ja kirjastojaoston avustuksista päätettäessä noudatetaan Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeita sekä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan avustusperiaatteita. Tämän lisäksi noudatetaan avustuslajikohtaisia arviointikriteerejä ja myöntämisperusteita. Liikuntajaosto päätti vuoden 2022 liikunnan avustuslajikohtaisista kriteereistä ja myöntämisperusteista kokouksessaan 2.11.2021, § 22.

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muita toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Tilinpidon tarkastusten keskeisenä tavoitteena on auttaa tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta yhteisöjä kehittämään omaa toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla myös kumppanuusyksiköissä pystytään kehittämään avustuksiin liittyvää neuvontaa ja opastusta. Kaikki tarkastuksen kohteena olevat yhteisöt saavat omaa toimintaansa koskevan tarkastusraportin.

Vuoden 2022 tilinpidon tarkastuksen toteuttajana jatkoi KPMG Oy toimeksiantosopimuksella. Liikunnan avustusten osalta seurojen toimintaa tarkasteltiin suhteessa kaupunkiyhteisiin avustusohjeisiin ja periaatteisiin, liikuntajaoston päättämiin toiminta- ja tilankäyttöavustusten myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin.

Tarkastus kohdistui kuuteen avustusta saaneeseen liikuntaseuraan, jotka valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen. Tarkastettaville seuroille toimitettiin tarkastajan toimesta lista materiaaleista, jotka heidän tuli toimittaa tarkastusta varten. Lisäksi avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin.

Tarkastetut liikuntaseurat olivat:

Yhteenvetona tarkastuksista todettiin, että yhdistykset tekevät parhaansa taloudenhallinnassa ja toiminnan seurannassa. Haasteita tuottaa tietosuojan näkökulmasta osallistujatietojen arkistointi. Yhdistykset ovat hyvin varovaisia asian suhteen ja osittain tietoja oli ehditty jo hävittää.

Ainoastaan yhden seuran kohdalla oli havaittavissa selviä puutteita. Tarkastuksen yhteydessä KPMG totesi, että SC Helsinki United ry:n toiminnasta ei ole varmuutta eikä taloudenhoidosta annettu luotettavaa kuvaa. Vuoden 2022 toiminta-avustuksen käyttöä ei voitu tarkistaa kirjapidosta, eikä hallituksen kokouspöytäkirjoja ollut saatavilla. KPMG:lle toimitettu aineiston perusteella, ei voitu todentaa, että kyseinen seura toimisi kertomansa mukaan. Tarkastuksen perusteella yhdistyksen toiminnassa on lukuisia hallinnollisia puutteita ja sääntöjenvastaisuuksia. Koska avustusta ei voida katsoa tarkastuksen perusteella käytetyksi avustuspäätöksen mukaiseen käyttötarkoitukseen, tulee se maksaa takaisin.

SC Helsinki United ry:n kanssa pidettiin kokous 8.8.2024, jossa seuran kanssa käytiin läpi tarkastusraportti sekä miten sen tulee vastaisuudessa menetellä ja korjata toimintaansa, jotta seura voisi saada avustuksia jatkossa. Kaikkien tarkastuksen kohteina olleiden seurojen kanssa järjestetään vastaava palautekeskustelu, jossa käydään läpi tarkastuksen tulokset.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 11.06.2024 § 79

Päätös tullut nähtäväksi 28.08.2024

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.