Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus, avustukset vuodelta 2022, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan keskeisistä tehtävistä. Sitä toteutetaan kolmessa palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset tilinpidontarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan laadun varmistamista ja yhtenäisten toimintatapojen kehittämistä. Yhteinen tarkastusprosessi toteutettiin nyt viidettä kertaa. Yhteistä prosessia jatketaan myös vuonna 2025, jolloin vuotta 2023 koskevat avustusten tarkastusraportit esitellään lautakunnalle keväällä. Kulttuuri- ja kirjastojaoston, liikuntajaoston ja nuorisojaoston avustuksia myönnettäessä noudatetaan Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeita. Tämän lisäksi noudatetaan avustuslajikohtaisia arviointikriteerejä ja myöntämisperusteita.

Yleiset avustusperiaatteet, kaupunginhallitus 28.10.2019:

https://ahjojulkaisu.hel.fi/1A0EA4BD-F7C5-C3CD-94F1-6E2177700000.pdf(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)  

Kulttuuri ja vapaa-ajan toimialan eettisillä periaatteilla täydennetyt yhteiset avustusperiaatteet 12.12.2023, § 178:

https://paatokset.hel.fi/fi/asia/hel-2021-012975?paatos=239aa679-636d-421a-affb-6510acef788c 

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkastuksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta sekä kriteerien täyttymistä, joita avustuksen saajalta edellytetään. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Tilinpidon ja toiminnan tarkastuksen tärkeänä tavoitteena on tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta auttaa yhteisöjä kehittämään omaa toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla kumppanuusyksiköissä pystytään kehittämään avustamiseen liittyvää opastusta ja neuvontaa. Kaikki tarkastuksen kohteena olevat yhteisöt saavat omaa toimintaansa koskevan tarkastusraportin, jonka lisäksi kumppanuusyksiköt käyvät tarvittaessa jokaisen kanssa keskustelun, jossa voidaan raportin havaintoihin pohjaten sopia kehittämistoimenpiteistä.

Tarkastus vuoden 2022 taloudesta ja toiminnasta

Tilinpidontarkastuksen toteuttajana jatkoi KPMG Oy toimeksiantosopimuksella. Yhdistysten toimintaa tarkasteltiin suhteessa kunkin avustuksen myöntämis- ja arviointiperusteisiin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin.

Tarkastus kohdistui 15:sta avustuskohteeseen, jotka valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen ja edustamaan erityyppisiä toimijoita. Tarkastettaville yhteisöille toimitettiin tarkastajan toimesta lista materiaaleista, joita heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Lisäksi kunkin yksikön avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin. Tarkastetut yhteisöt olivat:

Tarkastuksen havaintoja ja toimenpiteet

Tarkastuksen keskeinen havainto on, että yhtä toimijaa lukuun ottamatta, kohteena olleiden toimijoiden avustusten mahdolliselle takaisinperinnälle ei löytynyt perusteita. Mahdolliseen takaisinperintään päädytään vasta sen jälkeen, kun tarkastuksesta saadut havainnot käydään toimialalla yksityiskohtaisemmin läpi. Tarkastuskierroksella havaittiin, että tarkastettavien kohteiden luonne on ollut moninainen ja avustusten seurannan järjestäminen vaihtelee.

Yksi keskeinen huomio tarkastuksesta oli, että kaupungin ohjeistuksessa on syytä edelleen painottaa vahvasti avustuskohtaisen kirjanpidon seurannan tärkeyttä.

Tarkastuksessa kiinnitettiin huomiota osallistujatietojen arkistointiin erityisesti tietosuojan näkökulmasta. Tarkastuksen perusteella yhdistyksissä ollaan varovaisia asian suhteen ja osin osallistujatietoja oli jo edelliseltä vuodelta ehditty hävittää. Jatkovalmistelussa toimiala katsoo, että tulisiko avustusehdoissa määrittää se aika, minkä kuluessa tarkastuksia voidaan suorittaa ja takaisinperintää ulottaa, jolloin myös olennaisen aineiston säilytys turvattaisiin riittävän pitkäaikaisesti.

Tarkastuksessa havaittiin, että osa avustushakemuksista oli tietokuvauksiltaan melko suppeita. Toimiala tulee jatkossa kiinnittämään huomiota myös avustushakemuksien sisältöihin ja avustusten myöntöpäätöksiin. Avustusohjeistuksissa tullaan täsmentämään esimerkiksi sitä, miten käsitellään tilanteita, joissa myönnetty avustus on pienempi kuin haettu avustus budjetin/toiminnan osalta (kohdennetut avustukset). Avustuksen käytön arvioinnissa tullaan siis jatkossa arvioimaan, miten budjettia ja toimintaa on sopeutettu suhteessa myönnettyyn avustukseen.

Tarkastuksessa nostettiin esille myös se seikka, että yleisavustuksen/toiminta-avustuksen osalta haastavaa on se, kuinka käsitellään tilanteita, joissa yhdistyksen toiminta on kaiken aikaa ylijäämäistä ja yhdistyksellä on paljon omaisuutta.

Tarkastuksen kohteet ovat antaneet lähtökohtaisesti myönteistä palautetta tarkastuksesta. He ovat kokeneet tarkastuksen hyödyllisenä prosessina toimintansa kehittämisen kannalta.

Tarkastettujen yhteisöjen tarkastusraportit tullaan käymään läpi ko. yhteisön kanssa. Tarkastusraportit esitellään syksyllä 2024 liikunta-, nuoriso- ja kulttuuri- ja kirjastojaostossa, joissa voidaan tarvittaessa päättää mahdollisista jatkotoimenpiteistä käytön valvonnan osalta sekä tarvittavista täsmennyksistä avustusohjeisiin ja myöntöpäätöksiin.

Avustusten käytön seurantaa sekä yhteisöjen talouden ja hallinnon kehittämistä edistetään toimialayhteisesti.

Edellä mainittujen toimenpiteiden lisäksi muita mahdollisia toimenpiteitä ovat valmistelijoille suunnatut koulutukset ja avustusten hakijoille kohdennetut tilaisuudet.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaostojen käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta ja hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1–4).

Asian jatko

Toimialan yhteistä avustusten käytön pistokoeluonteista tarkastusmenettelyä jatketaan. Liikuntajaosto, nuorisojaosto sekä kulttuuri- ja kirjastojaosto käsittelevät yksittäiset tarkastusraportit kokouksissaan.

Päätös tullut nähtäväksi 14.06.2024

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §