Hankinta, puitejärjestely, sähkö- ja teletyöt, liikenneliikelaitos HKL

Johtokunta sulkee sähkö- ja teletöiden puitejärjestelyn tarjouskilpailusta seuraavat yritykset, sillä heidän soveltuvuusvaatimuksensa eivät täyttyneet tai tarjoukset olivat tarjouspyynnön vastaisia:

Johtokunta valitsee palveluntarjoajiksi sähkö- ja teletöiden puitejärjestelyyn tarjouskilpailun perusteella seuraavat yritykset alla olevassa etusijajärjestyksessä:

Johtokunta valtuuttaa Helsingin kaupungin liikenneliikelaitoksen (HKL) toimitusjohtajan päättämään sopimuksessa määritellyin ehdoin mahdollisesti käyttöön otettavista optiokausista.

Johtokunta tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta heti.

Hankinnan kohteena on sähkö- ja teleasennustöitä sekä kunnossapitotöitä ja ao. tarvikkeita, jotka kohdistuvat Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy:n, Ruskeasuon Varikkokiinteistö Oy:n, HKL:n, Länsimetro Oy:n ja Sammalvuoren Metrovarikko Oy:n omistamiin tai ylläpitovastuulla oleviin huonetiloihin, rakennuksiin ja kiinteistöihin. Edellä mainitut tilaajat tekevät omat hankintapäätöksensä ja allekirjoittavat sopimusasiakirjan palveluntuottajan kanssa itse omistamiensa tai ylläpitovastuulla olevien kohteiden osalta. Tämä päätös koskee HKL:n osuutta hankinnassa.

Hankintailmoituksella oli kerrottu, että puitejärjestelyyn valitaan kolme eniten kokonaispisteitä saanutta ja tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättänyttä tarjoajaa. Jos tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia on vähemmän kuin kolme, valitaan kaikki tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättäneet tarjoajat.

Tilaaja hankkii puitesopimustyöt kilpailutuksessa määräytyvän etusijajärjestyksen mukaisesti siten, että puitesopimustyöt jakaantuvat pääsääntöisesti sopimuskauden aikana seuraavasti: ensimmäiseksi tullut palveluntarjoaja saa noin 40 % sopimuskauden aikana syntyvistä töistä. Toiseksi tullut palveluntarjoaja saa noin 35 %, ja kolmanneksi tullut saa noin 25 % puitesopimustöistä.

Veloitusperusteena on tuntityö, urakka- tai toteutuneet kustannukset. Palveluntuottaja sitoutuu suorittamaan työt tuntiveloituksella tarjouksessa antamallaan tuntihinnalla yhdessä tilaajan kanssa sovitun aikataulun mukaisesti. Palveluntuottajan antama hinnoittelu sisältää ympärivuorokautisen päivystysvelvoitteen (24/7) (palvelukeskus-, help- tai call center).

Tilaaja voi järjestää yli 60.000,00 euron tilauksista/kokonaisuuksista minikilpailutuksen valittujen puitesopimustoimittajien kesken. Minikilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous siten, että kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hinnaltaan halvin. Kaikki muut minikilpailutuksen ehdot hintaa lukuun ottamatta on määritelty puitesopimuksessa.

Valitun palveluntarjoajan kanssa solmitaan puitesopimus sopimuskaudelle 1.6.2025-31.5.2029. Puitesopimusta voidaan jatkaa yhdellä kahden vuoden optiokaudella siten, että päätös optiokauden käyttöönotosta tehdään viimeistään 12 kuukautta ennen voimassa olevan sopimuskauden päätymistä.

HKL:n osalta puitejärjestelyn arvonlisäveroton enimmäisarvo on 7.500.000,00 euroa.

Hankintamenettely

Hankinnassa on kyse vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (erityisalojen hankintalaki, 1398/2016) 13 §:n 1 momentin 1 kohdan palveluja koskevien hankintojen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta.

Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy järjesti HKL:n toimeksiannosta kilpailutuksen avoimena menettelynä.

Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin Hilma-ilmoituskanavassa 7.2.2025 sekä Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan verkkoversiossa 11.2.2025 (92519-2025).

Tarjouskilpailun hankintailmoitukseen tarjousportaalin kautta esitettyihin kysymyksiin annettiin vastaukset 17.2.2025 ja 26.2.2025.

Tarjoukset tuli jättää 13.3.2025 klo 16.00 mennessä.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti 12 tarjoajaa:

Tarjousten käsittely toteutettiin kolmessa vaiheessa.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistamisen tarkoituksena oli selvittää edellytykset hankinnan suorittamiseen tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti.

Erityisalojen hankintalain 83 § 1 mom. mukaan hankintayksikön on valittava ehdokkaat ja tarjoajat etukäteen ilmoitettujen puolueettomien perusteiden mukaisesti. Hankintayksikön on suljettava pois sellaiset tarjoajat tai ehdokkaat, jotka eivät täytä näitä ehtoja.

Pakolliset vaatimukset ja pyydetyt selvitykset esitettiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin kohtiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

Erityisalojen hankintalain 78 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Erityisalojen hankintalain 78 §:n 2 mom. mukaisesti, jos tarjouspyynnössä olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jos jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa.

Soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastamisen yhteydessä tarjouksissa havaittiin seuraavia puutteita tai epäselvyyksiä.

Paretec Oy

Tarjouksen liitteenä ei ollut vähimmäisvaatimukseksi asetettua yritysreferenssilomaketta (Tarjouspyynnön liite 2). Vähimmäisvaatimus ei näin ollen täyttynyt.

Uudenmaan IV-asennus Oy

Yritysreferensseissä (Tarjouspyynnön liite 2) vaadittiin, että ”referenssiksi on esitettävä viimeisen viiden (5) vuoden aikana kolme (3) pitkäaikaista asiakkuutta. Asiakkuuden tulee perustua joko puitesopimukseen, vuosisopimukseen tai muuhun pitkäkestoiseen sopimukseen, eli pelkät yksittäiset toimeksiantotilaukset eivät riitä. Jokaisen asiakkuuden kesto on täytynyt kestää yhtäjaksoisesti minimissään (2) kaksi vuotta ja näiden tulee vastata hankinnan kohteena olevaa palvelua. Referenssi voi olla voimassa oleva tai jo päättynyt asiakassuhde.”

Tarjoajan ilmoittamista referensseistä vain yhdessä kahden vuoden voimassaolovaatimus täyttyi. Vähimmäisvaatimus ei näin ollen täyttynyt.

Econel Oy

Tarjouspyynnön liitteen 5. Hinnoittelulomakkeen ohjeessa todetaan, että ”tarjoajan tulee täyttää jokaiseen tämän hinnoittelulomakkeen keltaisella korostettuun soluun pyydetty tieto.”

Hinnoittelulomake oli täytetty ohjeiden vastaisesti. Lomakkeella puuttui tuntihintoja, joten kaikkiin pyydettyihin kohtiin ei oltu annettu hintaa. Econel Oy:n tarjous ei ollut näin ollen tarjouspyynnön mukainen.

Yhteenveto

Tarjoajat Paretec Oy:n, ja Uudenmaan IV-asennus Oy:n eivät täytä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia ja tarjoajat suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoajan Econel Oy:n tarjous ei ollut tarjouspyynnön mukainen, joten tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Näiden tarjoajien tarjouksia ei hyväksytä tarjousvertailuun.

Muut tarjoajat täyttivät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset ja kelpoisuusehdot.

Hyväksyttyjen tarjousten vertailu

Tarjouspyynnössä ilmoitetusti valitaan kolme tarjoajaa tai jos tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia on vähemmän kuin kolme, valitaan kaikki tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättäneet tarjoajat.

Soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ja tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia vastaanotettiin yhdeksän kappaletta, jolloin hyväksytyt saapuneet tarjoukset vertailtiin tarjouspyynnössä esitetysti.

Hankinnan valintaperusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous siten, että hinnan painoarvo on 60 % ja laadun painoarvo on 40 %.

Hintavertailu 60 %

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten hintavertailussa käytetään liitteen ”Liite 5._Hintalomake”, välilehdellä” OHJE JA VALINTAJÄRJESTYS” mukaista vertailuhintaa. Vertailuhinta koostui arki-, lauantai-, ja sunnuntai-/arkipyhä tuntihinnoista kertyvästä vertailukorista. Halvimman vertailuhinnan saanut tarjoaja sai täydet hintapisteet (60 hintapistettä). Muiden tarjoajien hintapisteet laskettiin kaavalla: (Halvin tarjous / Tarjouksen hinta) * 60.

Hintavertailu ja tarjoajien pisteytys hintavertailussa ilmenevät alla olevasta taulukossa.

Laatuvertailu 40 %

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu kunkin vertailtavan laatutekijän pisteytykset. Laadun maksimipisteet ovat yhteensä 40 pistettä.

Laatuvertailtavina dokumentteina pyydettiin tarjoajia toimittamaan tarjouksen liitteenä varautumissuunnitelma ennakoimattomien tilanteiden varautumisesta, esitys palvelun toteutuksesta, yritysreferenssilomake, jolta tarkastettiin myös tarjoajan asiantuntemus teollisuus- ja liikennekohteista sekä vastuullisen työnjohtajan/johtajien CV/CV:t ja lisäksi dokumentti henkilöstön ammatillisesta pätevyydestä.

Tarjoajien laatuvertailusta saadut pisteet ilmenevät alla olevasta taulukossa. Tarkempi tarjoajien laatuvertailun pisteiden muodostuminen sekä pisteytyksen perusteet ilmenevät liitteessä 1 ”Vertailutaulukko ja sanalliset arviot”.

Tarjoajan kokonaisvertailupisteet muodostuvat laskemalla yhteen tarjoajan hintapisteet ja laatupisteet.

Tarjoajien kokonaispisteytys ja sijoitus hinta- ja laatuvertailussa ilmenee alla olevasta taulukosta.

Kolme kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset jättänyttä tarjoajaa Oy Sähkö-Vendelin Ab, Amplit Oy ja ISS Palvelut Oy valitaan sähkö- ja teleasennustöiden puitejärjestelyyn palveluntarjoajiksi.

Sopimussuhde tarjouskilpailussa sijoittuneiden palveluntarjoajien kanssa ei synny vielä tämän päätöksen perusteella, vaan vasta allekirjoitetulla hankintasopimuksella. Puitejärjestelyn piiriin kuuluvat toimeksiannot tilataan hankintasopimuksessa määriteltävillä ehdoilla.

Odotusaika

Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Toimivalta

Hallintosäännön 11 luvun 1 § 2 mom. 3 kohdan mukaan, ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, liikelaitoksen johtokunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

HKL:n johtokunta on 29.5.2024, 52 §, siirtänyt hallintosäännön mukaista hankintoihin liittyvää toimivaltaansa HKL:n toimitusjohtajalle 500.000 euroon (alv 0 %) asti.

Käsiteltävänä olevan hankinta-asian arvon ollessa yli 500.000,00 euroa (alv 0 %) päättää johtokunta hankinnasta.