Hankinta, Helmet-kirjaston uusi kirjastojärjestelmä, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta hylkää LIBSYS LIMITED ("LIBSYS") tekemän hankintaoikaisuvaatimuksen.

Hankintaoikaisuvaatimus

LIBSYS LIMITED ("LIBSYS") on tehnyt 16.6.2025 päivätyn hankintaoikaisuvaatimuksen kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan yhteisten palvelujen johtajan 4.6.2025 § 16 tekemästä päätöksestä koskien päätöstä sulkea LIBSYS LIMITED ("LIBSYS") pois pääkaupunkiseudun kirjastojen kirjastojärjestelmän hankintaa koskevasta kilpailullisesta neuvottelumenettelystä. Hankintaoikaisuvaatimus on saapunut määräajassa ja se voidaan tutkia.

LIBSYS LIMITED ("LIBSYS") on hankintaoikaisuvaatimuksessaan esittänyt uusia referenssilukuja, joiden perusteella se pyytää pääsyä mukaan neuvottelumenettelyyn. Referenssiluvut poikkeavat heidän alkuperäisestä osallistumishakemuksestaan. Hankintaoikaisuvaatimus perusteluineen on asian liitteenä.

Hankintamenettely

Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit järjestävät yhdessä julkisen hankintakilpailun SaaS (Software as a Service) - kirjastojärjestelmästä, joka sisältää toteutuksen, konfiguroinnin, käyttöönoton, integraatiot, tietojen siirron, tuen, koulutuksen ja ylläpidon. Hankinta toteutetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, muutoksin, jäljempänä "hankintalaki") mukaisesti.

Ehdokkaiden soveltuvuus ja valintaperusteet määriteltiin hankintailmoituksessa ja sen liitteissä. Hankintailmoituksessa ja sen liitteissä todettiin, että ehdokkaat/tarjoajat, jotka eivät täytä ehdokkaiden soveltuvuutta koskevia vähimmäisvaatimuksia, suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Hankintailmoituksen ja sen ESPD-liitteen mukaan ehdokkailta edellytettiin kokemusta kirjastojärjestelmän toimittamisesta (käyttöönotto, tuki ja ylläpito). Kokemus on osoitettava esittämällä referenssitoimitus, joka täyttää kaikki jäljempänä esitetyt vaatimukset.

Hankintailmoituksen mukaisesti osallistumishakemusten jättämisen määräaika oli 20.5.2025 klo 16:00.

LIBSYS LIMITED ("LIBSYS") 20.5.2025 15:29 saapuneessa osallistumishakemuksessa esitettyjen lukujen mukaan referenssissä viitattu kirjastojärjestelmä käsitteli vain 60 760 hankintaa, 548 529 lainaa ja 3 990 varausta vuodessa. Tämä kokemus ei täyttänyt vähimmäisvaatimusta, jonka mukaan kirjastojärjestelmän on pystyttävä tukemaan vähintään 80 000 hankintaa, 1 miljoonaa varausta ja 8 miljoonaa lainausta vuosittain. Näin ollen kulttuurin ja vapaa-aika toimialan yhteisten palvelujen johtaja päätti 4.6.2025 § 16 tekemällään päätöksellä sulkea LIBSYS LIMITED ("LIBSYS") pois pääkaupunkiseudun kirjastojen kirjastojärjestelmän hankintaa koskevasta kilpailullisesta neuvottelumenettelystä.

Päätöksen perustelut

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84–86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Vaatimuksista on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Vaatimuksilla tulee voida asianmukaisesti varmistaa, että ehdokkaalla tai tarjoajalla on oikeus harjoittaa ammattitoimintaa ja että sillä on riittävät taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat sekä tekniset ja ammatilliset valmiudet toteuttaa kyseessä oleva hankintasopimus. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Julkisissa hankinnoissa lähtökohtana on tarjousten lopullisuus ja hankintayksikön katsotaan ottaneen tarjouksesta selon, kun tarjoukset on avattu. Tämän jälkeen tarjous on tarjoajaansa sitova. Hankintayksikön tulee kohdella kaikkia tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättä. Tarjouksen parantaminen tarjouksen jättämisen jälkeen ei ole mahdollista. Näin ollen LIBSYS LIMITED ("LIBSYS") hankintaoikaisuvaatimuksessa esittämiä uusia referenssilukuja ei voida ottaa huomioon.

Edellä mainituista syistä kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää hylätä LIBSYS LIMITED ("LIBSYS") tekemän hankintaoikaisuvaatimuksen. Hankintaoikaisuvaatimuksessa ei ole esitetty sellaisia perusteita, joiden perusteella hankintaoikaisuvaatimuksen kohteena olevaa päätöstä tulisi muuttaa.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 § 3 momentin mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta.