Digitaalisen säilytysjärjestelmän käyttövaltuuksien toteutusmalli, Effica YPH -virtuaaliarkisto

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja hyväksyi liitteenä (liite 1) olevan käyttövaltuushallinnanmallin kaupungin digitaalisen säilytysjärjestelmän Effica YPH -virtuaaliarkiston käyttövaltuusmalliksi. Mallissa on kuvattu virtuaaliarkiston tietosisältö tehtäväluokittain, kaupungin aktiivihakemistossa jo olevat ja sinne uutena perustettavat käyttöoikeusryhmät sekä ryhmien käyttövaltuudet.

Helsingin kaupungin kanslialle, toimialoille ja liikelaitoksille on hankittu digitaalinen säilytysjärjestelmä. Hankinta perustuu Helsingin kaupungin digitaalisen säilytysjärjestelmän sopimukseen (H119-20, HEL 2020-013157). Järjestelmään siirretään sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla muun muassa Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää edeltäneiden tuotantokäytöstä poistuneiden tietojärjestelmien tietoaineistoja.

Arkistolaki koskee kunnallisia arkistonmuodostajia (arkistolaki 831/1994, 1 §). Arkistolain 6 §:n mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet tai jotka ovat syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Digitaaliseen säilytysjärjestelmään siirretään kaikki alas ajettavien järjestelmien Kanta-palvelun ulkopuolelle jäävät säilytys- ja arkistointivelvoitteen alaiset asiakirjat.

Effica YPH -virtuaaliarkistoon siirretään nykyisten sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tietosuojaselosteiden mukaan asiakirjoja kolmesta eri rekisteristä: lapsiperheiden palvelujen asiakasrekisteristä, lastensuojelun asiakasrekisteristä sekä Helsingin kaupungin lastensuojelun perhehoidon rekisteristä.

Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön käyttöoikeuksien on perustuttava asiakas- ja potilastietoja käsittelevän henkilön työtehtäviin ja käytöoikeus on rajattava vain työtehtävien hoidossa tarvittaviin tietoihin [laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (asiakastietolaki) 703/2023, 9 §]. Effica YPH -virtuaaliarkiston käyttöoikeudet ovat roolipohjaisia ja käyttövaltuudet rajataan vain käyttäjän työtehtävien hoidon kannalta välttämättömiin tietoihin. Asiakastietolain 10 §:n 1 momentin mukaan palvelunantajan on kerättävä asiakastietojen käytön seurannassa ja valvonnassa tarvittavat lokitiedot. Digitaalinen säilytysjärjestelmä kerää lokia tietojen käytöstä.

Tällä päätöksellä hyväksytään käyttövaltuushallinnan mallissa kuvatut toiminnallisten pääkäyttäjien, hyväksyjien sekä arkistonhoitaja- ja selailukäyttäjärooleissa olevien käyttöoikeudet. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tiedonhallinta ja arkkitehtuuri -yksikön ja kanslian henkilöstön jo olemassa oleviin käyttöoikeusryhmiin liitetään Effica YPH -virtuaaliarkisto. Lastensuojelulle ja hallinnon muiden yksiköiden käyttäjille perustetaan uudet käyttöoikeusryhmät.

Palvelunantajan on määriteltävä, mitä välttämättömiä asiakastietoja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöllä ja muulla asiakastietoja käsittelevällä henkilöllä on oikeus käyttää (asiakastietolaki, 9 §). Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan toimivalta huolehtia rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan delegointipäätökseen 11.3.2025 § 44.