Hankinta, suorahankinta, lisähankinta, väestöhälyttimien ohjausjärjestelmät, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

A. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää hyväksyä Elektro-Arola Oy:n 17.6.2026 päivätyn tarjouksen väestöhälyttimien ohjausjärjestelmälaajennuksesta suorahankintana hankintalain (1397/2016) 41 §:n 1 momentin sekä 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisesti. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on yhteensä enintään 1 532 358 euroa.

Hankinta sisältää tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaiset väestöhälyttimien ohjausjärjestelmän laajentamiseksi:

kaikki yhteensä enintään 1 418 850 euroa.

Mahdollisille lisävarusteille ja muutostöille varataan yhteensä enintään 110 508 euroa (arvonlisävero 0 prosenttia).

B. Lisäksi sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päätti
- oikeuttaa pelastuskomentajan tekemään hankintasopimuksen ja päättämään sopimuksen muuttamisesta, irtisanomisesta tai purkamisesta
- myöntää huoltovarmuuspäällikölle tilausvaltuuden tehdä tilaukset Elektro-Arola Oy:ltä määrärahojen puitteissa tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat väestöhälyttimien ohjausjärjestelmän laajentamista varten hankittavat väestöhälyttimien ohjausjärjestelmäkaapit sekä niihin kuuluvat, erikseen määritellyt yksiköt ja niiden asennukset.

Hankinnan taustaa

Valtioneuvoston vahvistamissa valtakunnallisissa strategisissa tavoitteissa pelastustoimen järjestämiselle määritellään, että pelastustoimen alueellisen ja valtakunnallisen valmiuden sekä varautumisen on mahdollistettava väestön suojaaminen kaikissa olosuhteissa. Väestöhälytinjärjestelmä on yksi pelastustoimen kriittisistä turvallisuusjärjestelmistä, jonka tarkoituksena on varoittaa väestöä äkillistä suojautumista edellyttävissä vaara- ja onnettomuustilanteissa.

Helsingin pelastustoimen alueen väestöhälyttimien ohjausjärjestelmä uusittiin vuosina 2022–2023. Pelastuslautakunta teki sitä koskevan hankintapäätöksen 25.10.2022 § 56 ja hankintasopimus allekirjoitettiin tammikuussa 2023. Elektro-Arola Oy on nykyisen käytössä olevan ohjausjärjestelmän valmistaja ja toimittaja.

Nykyisten väestöhälyttimien kuuluvuus ei ole riittävä vastaamaan muuttuneen kaupunkiympäristön ja sen myötä muodostuneiden uusien asuinalueiden ja niiden asukkaiden tarpeisiin, jonka vuoksi pelastuslaitoksella on käynnistetty väestöhälytinjärjestelmän laajennusprojekti. Laajennusprojektin myötä on kartoitettu katvealueita ympäri Helsinkiä, joihin uudet hälyttimet sijoitetaan. Katvealueiden lisäksi on tunnistettu muita kriittisiä kohteita, joiden läheisyyteen sijoitetaan uusia hälyttimiä. Uusien hälyttimien myötä Helsingin pelastustoimen alueen väestöhälyttimien määrä tulee kaksinkertaistumaan nykyiseen verrattuna.

Hankintamenettely

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 41.1 §:n mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä tavarahankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen. Edellytyksenä on, että toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen tavaran hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja kunnossapidossa.

Toimittajan vaihtamisen seurauksena Helsingin alueelle tulisi käyttöön useita erilaisia väestöhälyttimien ohjausjärjestelmiä, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta ja kohtuuttoman suuria vaikeuksia väestöhälyttimien käytössä, huollossa ja kriisiajan toimintavarmuudessa. Tämä voisi vaikuttaa heikentävästi pelastuslaitoksen kykyyn suorittaa pelastuslain (379/2011) 27 §:n mukaisia lakisääteisiä tehtäviä, koska väestön varoittamisessa kriittistä on hälyttämisen nopeus ja toimintavarmuus.

Eri järjestelmät aiheuttaisivat päällekkäisiä kustannuksia järjestelmien huollon, varaosien ja osaamisen varmistamisen osalta. Lisäksi toisen toimittajan tuotteiden hyödyntäminen vaatisi räätälöityjen järjestelmäsiltojen rakentamista. Uuden järjestelmän hankkimisesta aiheutuva kustannus olisi kohtuuttoman suuri verrattuna nyt tehtävän suoraviivaisen laajennuksen arvoon.

Alkuperäisen toimittajan tarjoama laajennus takaa teknisen yhteensopivuuden ja katkeamattoman toimintavarmuuden ilman lisäriskejä ja -kustannuksia.

Ottaen huomioon VSS-hälytinjärjestelmän ja sen ohjauksen sekä tiedonsiirron pitkän elinkaaren, käyttöiän ollessa vähintään 20–25 vuotta, ei ole taloudellisesti tai muutoin järkevää ennenaikaisesti uusia vuosina 2023–2024 käyttöön otettua järjestelmää jo vuosina 2026–2028.

Suorahankinta on myös hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohtaan liittyen perusteltavissa teknisellä yhteensopivuudella, suljetulla arkkitehtuurilla, huoltovarmuudella, kriisiajan toimintavarmuudella ja taloudellisuudella.

Edellä mainituista seikoista johtuen on perusteltua, että sama toimittaja toteuttaa ohjausjärjestelmälaajennuksen järjestelmän yhdenmukaisuuden sekä toiminta- ja huoltovarmuuden takaamiseksi.

Toimittajalle lähetettiin tarjouspyyntö väestöhälyttimien ohjausjärjestelmän laajentamisesta 13.5.2026. Toimittajaa pyydettiin jättämään tarjous maanantaihin 1.6.2026 12.00 mennessä. Toimittaja esitti 25.5.2026 tarkentavia kysymyksiä tarjouspyyntöön. Hankintayksikkö toimitti vastauksen toimittajalle 8.6.2026 ja lähetti 9.6.2026 muokatun tarjouspyynnön sekä antoi uuden määräajan tarjouksen jättämiselle 17.6.2026 kello 12.00 mennessä. Toimittaja jätti tarjouksen pyydettyyn määräaikaan mennessä.

Tarjous todettiin kokonaisuudessaan tarjouspyynnön mukaiseksi. Tarjouksen hintataso vastasi hankintayksikön käsitystä hankittavan järjestelmälaajennuksen yleisestä hintatasosta nykyisessä markkinatilanteessa.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska jakaminen voi tehdä hankinnan eri osista yhteensopimattomia.

Toimivalta

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 17.12.2024 § 281 päättänyt sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista.

Hankinnan ennakoiduksi kokonaisarvoksi on arvioitu yli miljoona euroa. Hankinnan arvo ylittää viranhaltijoiden hankintavaltuudet, minkä vuoksi lautakunta päättää asiasta.

Sopimus

Valitun toimittajan kanssa tehdään hankintasopimus.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä.

Väestöhälyttimien ohjausjärjestelmän laajentamisen hankinta toteutetaan pelastustoimelle osoitettujen investointimäärärahojen puitteissa. Siksi on tarkoituksenmukaista, että pelastuskomentaja tekee hankintasopimuksen ja tarvittaessa päättää sopimuksen muuttamisesta tai päättämisestä.

Osapuolia sitova sopimus ei synny päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun hankinnasta on tehty hankintasopimus valitun toimittajan kanssa. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Tilausvaltuudet

Oston käsikirjan (Helsingin kaupungin taloushallintopalveluliikelaitos, 10.2.2023, päivitys 4.10.2024) mukaan tilausvaltuudella tarkoitetaan oikeutta hyväksyä hankintamenoja tavaroista, palveluista tai urakoista. Tilausvaltuuksien noudattamisohjeena todetaan, että talousarvion määräraha määrittelee tilausvaltuuden. Tilausvaltuudet voidaan määritellä myös muun muassa erillisellä päätöksellä, hankintaa koskevassa asianomaisessa päätöksessä, hankintasopimuksessa tai hankintaa koskevassa erillisessä täytäntöönpanopäätöksessä. Mikäli tilausvaltuuksia ei ole edellä mainitusti määritelty, noudatetaan tilauksia tehdessä hankintavaltuuksia.

Väestöhälyttimien ohjausjärjestelmän laajentamisen hankinta toteutetaan pelastustoimelle osoitettujen investointimäärärahojen puitteissa. On tarkoituksenmukaisesta, että tämän hankintapäätöksen perusteella tehtävien tilausten tilausvaltuus myönnetään huoltovarmuuspäällikölle.