Hankinta, sähköinen kemikaalirekisteri, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

HEL 2023-013908
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
More recent handlings
Other decisions for the policymaker
§ 98

Sähköisen kemikaalirekisterin hankinta

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja

Päätös

A. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti hyväksyä EcoOnline Oy:n toimittajaksi sähköisen kemikaalirekisterin käyttöönottoprojektin ja jatkuvan palvelun hankinnassa.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on sopimuskaudella (24 kk) enintään 38 934,48 euroa. Tarjouspyynnön mukaisesti Toimittaja voi aloittaa jatkuvan palvelun veloituksen, kun palvelu on hyväksytysti käyttöönotettu.

B. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti oikeuttaa tilapalvelupäällikön tekemään sopimuksen hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 3 momentin mukaisesti.

Päätöksen perustelut

Hankinnan taustaa

Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi 12.12.2023 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin vähimmäisvaatimukset tarjoajien soveltuvuudelle ja määriteltiin hankittava palvelu, palvelun laadun ja ominaisuuksien vähimmäisvaatimukset sekä sopimusehdot. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajien oli mahdollista esittää tarjousaikana hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 2.1.2024 klo 12:00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 31.1.2024 klo 12:00 mennessä saapui yhteensä kolme (3) tarjousta. Tarjouksen jättivät Ahertava Oy, Ecobio Oy ja EcoOnline Oy.

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 31.1.2024 sähköisestä järjestelmästä.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset oli määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tarjousten tarkastamisen jälkeen todettiin, että kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö on tarkistanut soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Ahertava Oy:lle, Ecobio Oy:lle ja EcoOnline Oy:lle lähetettiin täsmennyspyynnöt koskien kunkin tarjoajan tarjousta.

Hankintayksikön Ahertava Oy:lle esittämä täsmennyspyyntö koski seuraavaa tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusta:
- Ratkaisu toimitetaan SaaS-palveluna.
Hankintayksikkö kysyi, että toimitetaanko tarjoajan tarjoama ratkaisu SaaS-palveluna. Tarjoajan toimittama ratkaisu on SaaS-palvelu.

Hankintayksikön Ecobio Oy:lle esittämä täsmennyspyyntö koski seuraavia tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksia:
- Toimittaja vastaa käyttöturvallisuustiedotteiden ajantasaisuudesta.
- Järjestelmätoimittaja huolehtii tilaajan toimittamien kemikaalitietojen suomenkielisten käyttöturvallisuustiedotteiden hankkimisesta ja tallentamisesta järjestelmään tietokantamuotoisena siltä osin kuin ne eivät jo ole tietokannassa.
Hankintayksikkö kysyi, vastaavatko tarjouksen liitteet Palvelukuvaus Ecobio Manager 2024 ja Projektisuunnitelma Ecobio Manager 2024 tarjouspyynnön vaatimuksia. Tarjoajan tarjous ja sen liitteet, Palvelukuvaus Ecobio Manager 2024 ja Projektisuunnitelma Ecobio Manager 2024, vastaavat tarjouspyynnön vaatimuksia.

Hankintayksikön EcoOnline Oy:lle esittämä täsmennyspyyntö koski jatkuvan palvelun veloituksen alkamisajankohtaa. Tarjouspyynnön mukaisesti toimittaja voi veloittaa jatkuvasta palvelusta, kun palvelu on hyväksytysti käyttöönotettu.
Hankintayksikkö kysyi, että alkaako jatkuvien palveluiden laskutus palvelun hyväksytystä käyttöönotosta. EcoOnline Oy:n mukaan jatkuvien palveluiden veloitus aloitetaan vasta sitten, kun palvelu on hyväksytty käyttöönotettavaksi.

Kaikki saapuneet tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain (1397/2016) 3 §:ssä. Tarjousten valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voi muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa. Hankintamenettelyn aikana on kohdeltu kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittu suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 70 prosenttia ja laadun painoarvo 30 prosenttia.

Tarjousvertailu toteutettiin tarjouksen saamien hinta- ja laatupisteiden muodostamien kokonaispisteiden perusteella. Tarjouksen valinta tehtiin tarjouksen saamien kokonaispisteiden perusteella. Päätös on tehty käydyn tarjouskilpailun perusteella ja toimittaja on valittu kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä. Toimittajan valinta on tehty tarjousvertailun (liite 1) mukaisesti.

Sopimus

Valitun toimittajan kanssa tehdään 24 kuukauden pituinen sopimus. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 1.5.2024 ja se päättyy 30.4.2026.

Hankintaan sisältyy mahdollisuus kahden (2) vuoden pituiseen optiokauteen perussopimuskauden päättymisen jälkeen. Tämän jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, kunnes jompikumpi irtisanoo sopimuksen noudattaen sopimuksessa mainittua irtisanomisaikaa.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 3 momentin mukaan viranhaltijan päätöksen perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa se viranhaltija, joka on päättänyt sopimukseen sitoutumisesta, tai hänen määräämänsä henkilö.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun hankinnasta on tehty sopimus valitun toimittajan kanssa. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 12.12.2023 § 260.

Ask for more info

Virpi Vuori, johtava ympäristöasiantuntija, puhelin: 09 31043544

virpi.vuori@hel.fi

Anna Pyykkö, projektikoordinaattori, puhelin: 09 31031402

anna.pyykko@hel.fi

Decisionmaker

Juha Jolkkonen
sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja
Download decision (pdf)

Attachments

1. LIITE Vertailutaulukko
The attachment will not be published on the internet.

The decision documents refer to appendices that are not available online. The City of Helsinki does not publish any appendices that contain confidential information or information that could compromise the protection of privacy or a private trader's business or trade secret when published. The published documents also exclude appendices that cannot be made available in an electronic format due to technical reasons. (Act on the Openness of Government Activities 621/1999, Information Society Code 917/2014, Data Protection Act 1050/2018, Act on the Status and Rights of Social Welfare Clients 812/2000, Act on the Status and Rights of Patients 785/1992, Act on Public Procurement and Concession Contracts 1397/2016). You can also request decision documents from the City of Helsinki Registrar's Office.