Tapahtumapalveluiden hankintaan kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus (Factor Nova Oy)

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Tapahtumapalveluiden yhteishankinnassa (H031-24) tarjouksen antanut Factor Nova Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu hankintajohtajan tapahtumapalveluiden yhteishankinnasta 16.4.2025 § 29 tekemään hankintapäätökseen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä.

Hankinnan kohteena ovat tapahtumapalvelut, joissa sisä- ja ulkotiloissa toteutettavat tapahtumat kohdistetaan kaupungin sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille. Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, joka jakautuu kahteen osa-alueeseen: 1) hybriditapahtumat ja 2) fyysiset tapahtumat. Molempiin osa-alueisiin valitaan kolme sopimustoimittajaa.

Factor Nova Oy on suljettu kilpailutuksesta molemmissa osa-alueissa puuttuvan soveltuvuuden vuoksi. Factor Nova Oy ei ole tarjouksessaan selvittänyt projektinjohtajan työkokemusta tarjouspyynnössä vaadituin tavoin. Tarjouksessa esitetyn projektinjohtajan työreferenssien kuvaukset olivat olennaisella tavalla puutteelliset.

Factor Nova Oy pyytää hankintaoikaisuvaatimuksessaan, että se saisi hankintalain 74 §:n mukaisen mahdollisuuden täydentää palauttamaansa 4. liitettä "Henkilöstö" hankintayksikön puutteellisiksi katsomilta osin, ja että Factor Nova Oy:n soveltuvuus tämän jälkeen arvioidaan uudelleen.

Projektinjohtajan työkokemukselle asetettuja vaatimuksia on esitetty tarjouspyynnössä ja sen 4. liitteessä. Tarjouspyynnössä on "Tekninen ja ammatillinen pätevyys" -otsikon alla vaadittu tarjoajaa syöttämään projektinjohtajaa koskevat tiedot tarjouspyynnön 4. liitteellä ("Henkilöstö") siinä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti ja lataamaan täytetty liite tarjoukseen. Erikseen on huomautettu, että "Liitteestä tulee ilmetä asetettujen kokemusvaatimusten täyttyminen."

Yksityiskohtaiset projektinjohtajalle asetetut vaatimukset ja tarjoajan selvitysvelvollisuudet on esitetty 4. liitteessä täyttöohjeineen. "Projektinjohtajalla tulee olla vähintään 5 vuoden työkokemus viimeiseltä 10 vuodelta projektinjohtajan tehtävistä hankinnan kohteen mukaisista tapahtumapalveluista. Kokemuksen tulee sisältää julkisen sektorin tapahtumatuotantoja." Henkilöstö-liite on tämän esityksen liitteenä.

Tarjoajaa on pyydetty täyttämään liitteen erikseen numeroidut kohdat. "Työkokemuksen sisällön ja keston kuvaus (työnantaja tai mikäli työ on tehty yrittäjänä, kenelle työ on suoritettu, työnimike ja mitä työ on sisältänyt, milloin se on tapahtunut ja kuinka kauan kestänyt). Jokainen työkokemus erikseen selkeästi eroteltuna." Ohjeissa on nimenomaisesti pyydetty tietoa siitä mille taholle referenssityöt on suoritettu, jotta hankintayksikkö voi tarkastaa, että referenssikokemus vastaa hankinnan kohteen mukaista palvelua.

Factor Nova Oy ei ole esittänyt projektinjohtajalta vaadittua työkokemusta vaaditulla tavalla. Factor Nova Oy:n tarjouksesta ei ilmene työkokemuksen sisältöä otsikkotasoa lukuun ottamatta. Referenssien kuvauksista ei ollenkaan ilmene tahoa, jolle työreferenssit on tehty. Hankintayksikkö ei ole voinut tarkastaa, sisältyykö kokemukseen vaadittua julkisen sektorin tuotantoa. Puutteet ovat olleet olennaisia, eikä hankintayksikkö ole voinut hankintamenettelyn aikana pyytää tarjoajaa täydentämään tietoja mahdollistamatta tarjouksen kiellettyä parantamista.

Hankintayksikkö pitää tarjouspyynnössä ja sen liitteissä (4. Henkilöstö ja 1. Hankinnan kohteen kuvaus) esitettyjä projektinjohtajan referenssien vaatimuksia riittävän selvinä ja yksityiskohtaisina. Tarjoajan on tullut ottaa huomioon kaikki tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ilmaistut vaatimukset ja ohjeet tarjousta antaessaan.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa muun muassa tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia. Vaatimuksista on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen.

Vaatimuksilla tulee voida asianmukaisesti varmistaa, että tarjoajalla on tarvittavat tekniset ja ammatilliset valmiudet toteuttaa kyseessä oleva hankintasopimus. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on lainkohdan mukaan suljettava tarjouskilpailusta. Jos tarjoaja on osoittautunut soveltuvaksi ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen, otetaan tarjous mukaan tarjousvertailuun. Muussa tapauksessa tarjoajan tarjous ei etene vertailuun.

Hankintayksikkö on tässä kilpailutuksessa pyrkinyt tarjoajan henkilöstöä koskevilla vaatimuksilla varmistumaan tarjoajien kyvystä toteuttaa hankinta laadullisesti korkeatasoisella tavalla. Projektinjohtajan kokemuksella on arvioitu olevan olennainen merkitys sopimuskauden onnistumiselle. Tarjoajat, jotka eivät ole täyttäneet vaatimuksia, on tarjouspyynnön mukaisin perustein tasapuolisesti suljettu kilpailutuksesta.

Tarjouksen parantaminen hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetyllä tavalla referenssejä täydentämällä ei hankintalain mukaan ole mahdollista. Tarjoajia voidaan hankintalain 74 §:n mukaisesti pyytää hankintamenettelyn aikana täsmentämään tarjousta, jos kysymys on epäolennaisesta puutteesta, ristiriidasta taikka virheestä ja jos pyyntö tehdään noudattaen tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua. Tarjoajien ei ole kuitenkaan sallittua tehdä olennaisia muutoksia toimittamiinsa tietoihin tai asiakirjoihin. Tarjoaja ei esimerkiksi saa vaihtaa sellaista referenssiä, joka ei täytä hankintayksikön esittämiä vaatimuksia. Projektinjohtajan soveltuvuusvaatimuksella on tässä kilpailutuksessa olennainen merkitys, eikä tätä tietoa voi tarjoajien tasapuolisuuden kärsimättä muuttaa tarjouksessa ilmoitetusta.

Hankintayksikkö on hankintalain 79 §:n nojalla velvollinen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hylkäämään sellaiset tarjoukset, jotka eivät täytä tarjoukselle asetettuja vähimmäisvaatimuksia eikä hankintasopimusta voida tehdä tarjoajan kanssa, joka ei täytä hankintayksikön asettamia vaatimuksia.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoaja on vastuussa siitä, että sen tarjous tai osallistumishakemus on hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten mukainen. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu edellyttää, että vertailuun hyväksytyt tarjoukset ovat hankinta-asiakirjoissa asetettujen ehtojen, kriteerien, kuvausten ja vaatimusten mukaisia. Tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hyväksyminen merkitsisi syrjivää kohtelua paitsi muita tarjouskilpailuun osallistuneita tarjoajia kohtaan, myös niitä mahdollisia tarjoajia kohtaan, jotka luottaen siihen, että hankintayksikkö noudattaa tarjouspyynnön ehtoja, ovat jättäytyneet tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Hankintayksikkö on noudattanut tarjoajan henkilöstön soveltuvuudelle asettamissaan vaatimuksissa hankintalain säännöksiä ja vaatimusten arvioinnissa tarjouspyynnössä etukäteen avoimesti ja tasapuolisesti ilmoittamaansa menettelyä. Hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä eikä asiassa ole esitetty sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta päätösedellytyksiin.

Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi (hallintolaki 34 §).

Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.

Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 16.04.2025 § 29

Päätös

Päätöksen perustelut

Lisätiedot

Jaana Kalliomaa, kategoriapäällikkö, puhelin: +358931028091

This decision was published on 03.06.2025

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.